#WCBCN: Organizador de lo que no se ve

Desde que acabó el Contributor Day vengo pensando en cómo va a ser la entrada en este blog sobre la WordCamp Barcelona 2018 y sé que muchas personas van a escribir explicando su experiencia como asistente, pero seremos pocos los que podremos dar nuestra visión como organizador. Básicamente quiero que esta entrada sea una mezcla de expresión personal, de reflexión sobre la comunidad y organizar una WordCamp y, principalmente, de ayuda a otros organizadores para no solo ser conscientes de lo que cuesta organizar un evento, sino para aprender de nuestros errores.

Todo comenzó en octubre de 2017… no, es broma, no voy a ir tan atrás, aunque sí que he de reconocer que quizá haber comenzado tan pronto a organizar la WordCamp nos ha hecho cometer errores por sobrar tiempo. Me voy a focalizar en estas dos últimas semanas, tras la vuelta de la WordCamp Pontevedra.

Este año he estado yendo a todas las WordCamp de España, en todas como ponente, y en todas siempre he tenido una participación mayor en los Contibutor Day que en ocasiones anteriores. El Contributor es uno de los momentos diferenciales de las WordCamp y en esta ocasión Joan Artés (líder de la WordCamp Barcelona 2018) me puso a cargo de ello, lo que significaba que tenía un challenge accepted sobre la mesa y quería que todo fuera perfecto. Así que el reto (personal) de superar los 90 asistentes de la WordCamp Pontevedra se me hacía difícil, porque no nos engañemos, todos este año hemos querido ser la mejor WordCamp y superar al reto de una manera u otra, lo digamos más alto o menos, pero aunque sea dentro ese punto de competencia (muy sana, que conste) es lo que también ha ido haciendo mejorar la comunidad poco a poco.

Al volver de Pontevedra decidí quedar un día con Eva, nuestra contacto con el Movistar Centre, donde además de hacer cada mes la WPBarcelona, intentamos hacer el Contributor Day. Por norma general caben 190 personas en modo escuela (solo sillas) y en principio disponíamos de 12 mesas. Mi cálculo era montar 5 mesas temáticas en las que cada una tuviera unas 12 personas, de forma que estuviéramos alrededor de 80 personas entre asistentes y organización. El hecho de que en Pontevedra hubiera 90 me hizo ponerme un poco nervioso porque sin duda tener más de 100 personas en el Movistar Centre no era un problema en sí, pero lo sería a la hora de gestionarlo todo.

¿Cómo saber todo lo que hace falta para un evento? Solo hay que conocer el lugar, sentarte en un sitio cómodo, cerrar los ojos y hacer mentalmente todo el recorrido de lo que un asistente puede hacer o necesitar: en la entrada deberíamos indicar cómo acceder al lugar, las acreditaciones, tener las mesas situadas con enchufes para todos, sillas extra por si alguien quería hacer algún corrillo más, agua, comida, café, servicios… la lista es simplemente interminable cuando tiene un evento en el que ni siquiera participan ponentes.

Tras era reunión con Eva, y recibir la maleta de las WordCamp de mano de Wajari, estaba todo más o menos controlado. El miércoles por la tarde escribí a Joan con un mensaje que decía: mañana a partir de las 14:00 estoy 100% disponible para lo que haga falta. El Slack interno esa tarde echaba humo… parecía que se nos habían ocurrido mil cosas en ese momento. Un rato después tocaba cerrar la maleta donde va todo el material mínimo para un buen Contributor Day (y de rebote una WordCamp): unas cuantas alargaderas de corriente, una decena de regletas para poder enchufar los portátiles, media docena de walkie-talkies y otros materiales que van dejando cada una de las WordCamp por las que pasa la maleta (por ejemplo, he dejado una regleta en la que se pueden conectar conectores “internacionales” ya que todas las que tenemos son en formato europeo). Cerrar la maleta (de eso que te tienes que subir encima) y dejarla lista. Sé que poco a poco le tendremos que devolver a Mauricio el coste de esa maleta que se gestó en la última WordCamp Madrid.

Los compañeros de Pontevedra nos dejaron un mensaje dentro de la maleta de las WordCamp

Los que me conocen saben que no tengo WhatsApp, pero también soy consciente de que en momentos como estos, previos a un evento así, es necesario organizarse y Joan me pidió que le diera uno mío. Esa tarde tuve que irme a dar una vuelta por un centro comercial cercano hasta acabar en una tienda Vodafone comprando una SIM de prepago sin coste de mantenimiento… 10 euros y ya tenía mi nuevo número de WhatsApp. Total, el domingo acabé saliendo del grupo, destruyendo la cuenta y sacando la SIM del dispositivo. ha durando lo que la WordCamp. Si alguien quiere encontrarme, lo puede hacer en Signal.

Contributor Day

El viernes por la mañana me volví a levantar a las 05:55, 5 minutos antes de que sonase el despertador del móvil. Lo primero fue pegarme una ducha para despertarme y preparar unos carteles con palabras como “Soporte”, “Traducciones”, “Core”… bueno, ya sabéis, las que había colocadas en el lateral de las mesas. La tarde anterior decidí no implicar a mi padre para que me hiciera de transportista (que la maleta pesa cerca de 20 kilos y es horrorosa de arrastrar). Y como tenía tiempo de sobra me puse a ver The Big Bang Theory que tenía un episodio nuevo. Sí, cuando la gente me pregunta sobre “el estrés” o si “estaba nervioso”, ese es mi nivel de nerviosismo antes de un día importante; tenía el tiempo justo para que justo al acabar cogiera todo y me dirigiese hacia el Movistar Centre. 40 minutos de metro y a las 08:40 estaba ya en la puerta del edificio de Telefónica, así que tocaba esperar. El primero fue Joan, nos acreditamos y nos fuimos a la segunda planta donde estaban las mesas ya preparadas. La disposición no era la que habíamos hablado, pero tenía mucho más sentido, así que grande el equipo que gestiona el edificio, con Cándido a la cabeza.

Mesa de Soporte

Mientras yo me ponía con los técnicos a preparar el cableado con nuestro material eléctrico, Joan estaba con el tema de la mesa de acreditaciones. Jordi Sala llegó a los pocos minutos y lo mandamos a la UB a recoger las acreditaciones que no teníamos aún. Salimos los 3 del edificio donde nos cruzamos con Juanka Díaz. Justo unos minutos antes le decía a Joan de bajar a comprar algunos croissants para acompañar con el café. Ante su pregunta de ¿y para cuántos compro? mi respuesta extremadamente desacertada: compra para unos 30 o así. Iluso de mi. Mientras, en paralelo, el equipo de Café de Finca comenzaba a preparar las cafeteras y a calentar café (por cierto teneis un 15% de descuento en vuestros pedidos con el código WCBCN). Al cabo de unos minutos volvía Jordi con las acreditaciones y estábamos ordenándolas para que fuera más o menos sencillo encontrar a la gente según fuera llegando.

Los compañeros de Café de Finca estaban sirviendo sin parar desde que llegaron.

No tenía ni idea de qué hora era, pero mientras estábamos organizando las acreditaciones comenzó a entrar gente… una veintena estaban por allí (desde mi lugar de visión) y no sabía que detrás de todas esas personas se estaba generando una cola interminable. Llegaron Ruth y Antonio que se pusieron con los portátiles para gestionar en un Google Drive correctamente las acreditaciones y el resto del equipo estaba allí ayudando como podía. por allí también estaban ya Javier y Raúl. Comenzamos a entregar acreditaciones y la gente se iba acumulando en la sala, pero solo unos pocos se sentaban mientras otros se esperaban de pie. Seguramente ahí ya tendría que haber ido explicando qué o no hacer, aunque el evento en sí no comenzaba hasta las 10:00. Esos minutos fueron frenéticos por no haber podido llegar antes al lugar (pero es que simplemente no se podía acceder antes de esa hora). La cola era interminable y cuando me di cuenta ya estaban acreditadas más de 75 personas; la cola seguía. Saludos a los habituales, abrazo con muchos otros y la cola seguía. Se había ido de las manos y no habíamos comenzado la WordCamp. Tras la primera ronda de acreditaciones que acabó sobre las 10:15 pregunté cuántos habían recogido la documentación y la cifra era de 120. Tocaba empezar justo después de que me ofrecieran traer dos mesas más.

Antes de ver la serie por la mañana me preparé un listado de 4 cosas que tenía que decir en la presentación de por la mañana y después de comer. Lo que queda de ese documento original (la parte impresa) y cómo fue evolucionando a lo largo del día…

Discurso inicial del Contributor Day, la parte impresa era la inicial, el resto, sobre la marcha…

El objetivo era claro: no dejarse las menciones a patrocinadores, voluntarios, organización, explicar brevemente qué es un Contributor Day y los horarios de qué va a pasar y cuándo. Para acabar la lista de mesas que llevaba días preparando. Supe que venía Alain Schlesser un par de días antes y decidí crear una mesa de core sin decirle nada, muy en el modo a la española que tenemos de organizar los Contributor que suelen ser completamente improvisados. Las otras mesas con las que decidí comenzar fueron la de traducciones que estando en Catalunya tenía todo el sentido para potenciar el català (y que más tarde supe que prácticamente ya está traducido todo Gutenberg), la de soporte a la que en ese momento pedí a Fernando Tellado que si no le importaba dirigiese, la mesa de themes a la que se apuntaron Juanka y Darío como líderes unos días antes y finalmente la de diseño a la que pedí semanas atrás (creo que en la WordCamp Valencia) si quería liderar. Tras la presentación, Pablo Moratinos se me acercó preguntando si no habría mesa de comunidad (que tenía pensada para activar por la tarde); mi respuesta fue clara: sí, pero te toca ser el líder. Obviamente Pablo, que es un encanto de persona, se dispuso a liderarla sin problema.

Sin duda el éxito del Contributor Day fue algo inesperado por todos.

Tras el comienzo llega la calma. Mientras un centenar de personas estaban sentados y distribuidos en varias mesas, el equipo se ponía manos a la obra con la siguiente fase: la comida. Poco antes de las 11:00 nos sentábamos Joan y yo a ver qué hacíamos para comer. Teníamos varios planes planteados, pero no para tantas personas, así que por un lado teníamos que bajar a comprar bebidas (que el supermercado de El Corte Inglés está al lado) y por otro pedir de comer. Nuestras opciones estos meses atrás era la de pedir mitad de Muns y la otra mitad de pizzas. Gracias a que los compañeros de Café de Finca decidieron convertirse en patrocinadores y traer el café, pudimos gestionar el presupuesto de otra manera lo que nos daba manga ancha para tomar la decisión (tras un montón de números) de pedir únicamente las empanadillas que solemos tener en cada Meetup de WordPress Barcelona.

Tras varias veces hacer cuentas, decidimos pedir Muns para todos.

Dejamos a todo el mundo allí y nos bajamos Jordi, Joan y yo a comprar bebidas. Esos minutos de desconexión sirvieron para ser un punto de relax momentáneo que necesitábamos (y de paso ponernos al día). Al llegar nos encontramos con algo que no habíamos planteado: el agua. En el Movistar Centre tienen una nevera con agua y cerveza que usamos al final de las Meetup, pero que o se me pasó por preguntar para la WordCamp. Hablamos con el equipo y nos dieron botellas de agua casi en barra libre. No sé cuántas cajas de agua llegué a sacar del almacén y a distribuir por las mesas.

El resto de la mañana me lo pase publicando fotos y tweets desde la cuenta de @WCBCN que tenía configurada en el móvil mientras llegaba la hora de comer… al final, antes de la comida se habían acreditado más de 130 personas.

Foto de Grupo del Contributor Day

Joan me avisó que el pedido de los Mums vendría de dos tiendas distintas porque no eran capaces de procesar todo en una de ellas. Subieron las primeras cajas. Habíamos pedido varias cajas de 36, si no recuerdo 13 o 14… cuando Cándido hizo la primera subida por el ascensor nos dijo que teníamos 14 cajas y las comenzamos a sacar y a repartir… volaron. El pánico llegó cuando un montón de personas me decían que solo habían podido comer una. No entendíamos nada hasta que me di cuenta de que las cajas que teníamos eran solo de 12 y no de 36. Había dos opciones: se habían equivocado o solo habíamos recibido lo que sería un tercio del pedido. Hablando con Joan llegamos a la conclusión de que era la segunda opción y a los pocos minutos llegaba un siguiente turno.

En ese momento pasó algo que me había temido que pasase y que no habíamos podido controlar: una persona de las que tenía alergias no podía comer porque tenía intolerancia al gluten. Para los veganos sí que teníamos comida pero para el resto no (se pudo solventar). Y aquí vino mi mayor miedo por un error grave que no habíamos contabilizado previamente: cuando se venden las entradas para el evento, también se deben vender la entradas para el Contributor Day (aunque sean a 0 euros y deban ir acompañadas de la entrada de la WordCamp). Se debería dar también la opción de comprar la entrada por 2 o 5 euros, por ejemplo (aunque no cubra el total de gastos) para asistir al Contributor ya que es un día de comunidad al que cualquiera debería de participar sin ser obligatorio asistir a todo. Además, esto da control de asistencia y control de alergias y demás detalles (por ejemplo, en este caso la movilidad reducida me importaba menos porque sé que el edificio está adaptado a todas las necesidades).

Al cabo de un rato de espera llegó la última tanda de Muns, en la que esperaba que todo el mundo quedase lleno; al menos eso parece ya que llegaron a sobrar unas pocas (no muchas). Tras este tercer pedido recibido yo tuve que quedarme encerrado en el almacén para poder comer algo y beber: necesitaba energía y silencio por unos minutos para poder continuar el resto de la tarde y lo que quedaba de noche. Sabía que estaba fuera el resto del equipo así que confianza máxima en que todo estaba bien.

Para la vuelta de la tarde quería hacer algunos cambios en base a los comentarios de algunos asistentes. Por un lado hubo algunos que preguntaban sobre plugins y otros sobre prensa y marketing. Además hubo algunas personas que hacían preguntas sobre seguridad, Gutenberg… La mesa de comunidad había acabado ya por la mañana así que la sustituí por la de plugins y pedí a Jose Conti que me echase una mano con su gestión. En otra mesa que había por allí montamos prensa y marketing donde un grupo se puso a trabajar. En paralelo hablé con Joan para hacer una pequeña zona separada y hacer micro-charlas improvisadas (sin presentación ni nada) de máximo 5-10 minutos y el resto de tiempo para preguntas hasta alcanzar los 15 minutos.

Así que, sin saber muy bien qué charlas habría volví a abrir el evento con la puesta en escena habitual y comentar lo mismo que por la mañana, explicando sobre los patrocinadores y los cambios planteados en las mesas.

Apuntes para mi charla y el mini-programa improvisado.

Yo mismo me propuse como primer ponente para hablar de seguridad sobre las próximas versiones de PHP y cómo actualizar los servidores 8así rompía un poco el hielo); posteriormente vendría Juanka Díaz para hablar de lock-in y después lié a José Conti para que hablase de BuddyPress. El avispado de Juanka propuso poner a David Perálvarez a comenzar sobre Gutenberg y decidí que Ana Cirujano podría hablar de alguna cosa de diseño aunque acabó saliendo una charla sobre su asistencia a las WordCamp y cómo va la comunidad. Una vez hecha la lista, volví a interrumpir para avisar del mini-programa planteado que comenzaría a las 15:45 y acabaría a las 17:00.

Cuando comencé mi charla aparecieron unas 5-8 personas. Expliqué mi rollo de PHP y sobre todo comenzaron las preguntas. Creo que la charla duró 5 minutos y las preguntas 10. Juanka, que venía después, tuvo la misma suerte… explicó los cuatro conceptos básicos de lock-in y comenzó un bombardeo de preguntas. He de decir que los asistentes hacían preguntas con mucho sentido y que planteaban serias dudas sobre algunos temas (vamos, lo que yo llamo preguntas inteligentes, que son de muy agradecer).

A José Conti lo dejé hacer a él mismo 8que ya está curtido en ello). Se presentó y comenzó a explicar sobre BuddyPress mientras yo me daba un paseo entre las mesas para comprobar que todo estuviera bien. Hay que poner un ojo encima para que si alguien necesita algo te vea pasar y pregunte. Ocurrió un montón de veces a lo largo del día que los “camisetas amarillas” recibieron un montón de consultas.

Volví a la zona de las charlas y tuve que cortar las preguntas porque no quería pasarme de tiempo. Además, sabía que la charla de David sobre Gutenberg iba a ser de esas que generan polaridad y, efectivamente, así fue. Algunos que no sabían que es este nuevo sistema, para acabar explicando cómo dejarlo todo listo para WordPress 5.0.

En este momento en el que las 10 sillas que coloqué se habían quedado cortas habíamos ido reuniendo a más y más gente para acabar en una charla sensacional en la que Ana explicó su experiencia por la Comunidad WordPress, acabando con preguntas sobre si aporta o no, tanto a nivel personal como profesional el haber sido parte de esta ruta los últimos meses. Sin duda, un éxito.

Tras desconvocar las charlas, la gente volvió a su sitio y muchos ya comenzaron a marcharse. A lo largo del día pasaron 140 personas por el Contributor Day, muchos de ellos autónomos o de micro empresas. A las 17:30 planteé comenzar a cerrar el evento y así tener tiempo para lo que nos quedaba de tarde.

Había dos grandes tareas: recoger todo el material eléctrico y recoger la mesa de acreditaciones. Tras una media hora larga, entre que la gente marchaba y recogíamos, creo que sería sobre las 18:30 cuando íbamos en dirección a la Universitat de Barcelona a dejar todo el material. Una vez allí, tocaba descansar un poco antes de la cena de ponentes, patrocinadores, voluntarios y organizadores. No recuerdo quién comentó que algunos asistentes estaban justo detrás de la UB, así que nos fuimos a un bar a tomar algo. Allí estuvimos cerca de una hora y en la zona en la que yo me encontraba comenzamos a hablar de privacidad, de legislación y de un montón de historias.

Tras 20 minutos de camino estábamos en el restaurante donde teníamos sitio para 60 personas. Había elegido un sitio para sentarme junto a Joan, pero como estaba dando paseos arriba y abajo, entrando y saliendo para dar la bienvenida a los que no habían podido venir antes, alguien me quitó el sitio lo que me hizo mover a la otra punta de la zona que teníamos reservada. Acabé con los compañeros finlandeses de Seravo en conversaciones interesantes sobre hosting, un mundillo que conozco bastante bien (y al que me dedico en el día a día), junto a Jordi y otra gente que se fue incorporado según iban llegando los más rezagados.

A las 23:30, hora que me había puesto como límite, me iba a casa ya que me quedaba media hora de metro. A las 00:15 estaba en la cama, a sabiendas que a las 05:55 iba a estar de nuevo en pie. Necesitaba descansar y mucho.

WordCamp Day

Aunque por la noche me desperté un par de veces, sin duda debía estar descansado pero con mucha energía, algo que ya había consumido el día anterior. En principio para mi el día de la WordCamp debía ser un día de “poco a hacer”. Sé que en mi agenda tenía un par de cosas (por la mañana ayudar en las acreditaciones y revisar alguna de las salas) pero sospechaba que no iba a ser así.

Me puse la mochila del portátil encima y de camino a la universidad. Aparcar detrás de ella y pasar por una tienda de 24 horas a pillar un Red Bull. Necesitaba un chute de buena mañana si quería al menos subir las pulsaciones un poco y estar en marcha 10 minutos después. Al llegar a eso de las 06:55 estaban ya Raúl, Javier y Antonio. Poco a poco fue llegando el resto del equipo y a las 07:30 habíamos pedido a los voluntarios que estuvieran por allí. Algo que también sorprendió a algunos fue la aparición de los chicos de Dinahosting a las mismas 7 de la mañana. Sin duda un equipo muy comprometido con su trabajo, algo que también es de agradecer por parte de la organización que nos facilitasen la vida tanto en todo momento.

Parte del material que teníamos que llevar hasta las salas del evento…

He de decir que estábamos muchas personas de buena mañana por allí y que hubo un poco de caos (a mi parecer) con qué tareas hacer cada uno. Cuando planificas, lo haces teniendo en cuenta que las cosas están en su sitio pero no planificas que hay que subir cajas, mesas y cosas así de un almacén hacia la zona de las salas. Por mi lado saqué los papeles de los datos de la WiFi (que llegaron a mi WhatsApp a las 05:55 y cuando me levanté me puse a imprimir unos cartelitos). Al llegar Ruth la probó y no funcionaba: faltaba juna letra en el login. Arreglar los carteles mientras montaba en una esquina, escondido mi portátil. En paralelo subía cajas con las camisetas, libretas y demás material. Cada uno hacía lo que podía.

Sin duda para mi este momento es quizá el que no debía de haberse producido. No había nadie dirigiendo o tomando decisiones e incluso había gente “sin hacer nada”. Lo sé, es un evento, somos todos voluntarios, pero soy como soy y me gusta exigir lo que me exijo a mi. Nadie tenía el control de la situación y se tomaban decisiones en pequeño sin tener la visión global, que en estos momentos es quizá lo más importante. cada uno se preparaba “para lo suyo” pero cuando alguien no podía hacer “lo suyo” se generaba una parálisis por el análisi. Entiendo por completo que los voluntarios no quieran tomar decisiones (algunos lo hacían, que es de agradecer) y ese fue el trigger que me hizo tomar las riendas de lo que pude. Me puse en modo “Javi el nazi”; no es que me guste (aunque un poco sí) pero sin duda alguien tenía que tomar el control de la situación. Joan estaba a unas cosas y no se podía gestionar todo. Hacen falta dos cabezas pensantes y que tomen decisiones en un evento así, ya sea de 50 o de 500 personas. Eso sí, también tenía una cosa cara: si con Joan me contradecía, su decisión ganaba; no podía perder ni un minuto en discutir por lo que luego sería “una chorrada”.

Tenía en mente hacer al menos 2 cosas: hacerme responsable de las redes sociales (tarea que se había olvidado por completo) y abrir la maleta de las WordCamp para sacar los walkie-talkies y darle uno a Joan, otro a Boluda y otro a Juanka. El “jefe” debía estar en contacto con los responsables de las salas. Por otro lado, algunas regletas para dar corriente a los patrocinadores mientras montaban sus mesas y también preparar para el cátering.

El Wapuu català junto a otras chapas y pegatinas para los asistentes.

Al poco tiempo comenzó a llegar gente ya a la zona de acreditaciones. Las mesas que teníamos para la comida nos las llevamos a la zona de patrocinadores y las mesas que nos había dejado la UB quedaron ocultas tras camisetas y otro material así que, cuando ya teníamos todo lo de las acreditaciones montado, tuvimos que mover “todo aquello” para sacer las mesas. Había prisa y poca decisión. En aquel momento ya tuve claro que me iba a tocar ser el “director de operaciones” del evento.

Y quiero hacer un inciso para otras ocasiones y eventos. Deberíamos gestionarlos en modo piramidal como una empresa. En este caso Joan era el director general, responsable máximo “de lo que se ve”. Él se quedó con la parte de que todo lo de las salas estuviera funcionando correctamente, además de ofrecer a los patrocinadores todo lo que necesitasen. Después viene el director de operaciones, que es el que manda en lo que no se ve. En esto me tocó a mi, haciéndome responsable de la toma de decisiones que nadie quería tomar… después, estaban los responsables de área; por un lado Juanka se quedó de jefe de la sala Magna y Boluda de la sala Paranimf, Adrià estaba como “responsable de la comida” y Javier como responsable de los voluntarios.

Como decía, hubo un tema que se nos pasó por completo que era la parte de comunicación. En realidad no me preocupaba tanto el publicar qué pasaba en las salas sino que teníamos ciertas responsabilidades con los patrocinadores que no íbamos a poder cumplir y, obviamente, eso no podía ocurrir. Así que me puse con el TweetDeck y mi móvil a publicar y hacer fotos de los stands de los patrocinadores, preguntarles qué querían comunicar e ir haciendo tweets de forma reiterada a lo largo del evento. He de reconocer que todos ellos han sido muy generosos con la organización y voluntarios entendiendo también los intríngulis de lo que es gestionar un evento de tal magnitud.

Unos minutos antes de comenzar la apertura me crucé con Joan que estaba en la zona de patrocinadores, recibiendo inputs por todos sitios. Iba con su libreta y me dijo que se iba a poner a hacer una lista de los temas a decir. Mi reacción fue casi inmediata: has de decir esto, esto, esto… mientras le iba explicando, ya lo volvían a interrumpir así que directamente me llevé su libreta a “mi cueva” y me puse a escribir lo que sería el guión de bienvenida del evento. A ver si Joan le saca fotos a las 4 páginas con notas. Obviamente tachones, menciones a los patrocinadores y detalles de esos a los que a veces nadie presta atención.

Cuando comenzó el evento la cosa se calmó mucho, aunque aún seguía habiendo alguna cosa de trabajo en la parte de acreditaciones. Llegó alguna persona que no estaba acreditada y tomé la decisión de que si compraban la entrada allí mismo (vía la web, porque no podíamos cobrar en efectivo) les dejábamos pasar.

¿Hay agua? La eterna pregunta la llamaría yo. Después de dos horas la gente (voluntarios) estaban comenzando a notar la fatiga, y también era necesaria para los ponentes. Todavía no había llegado el agua del cátering así que tuve que bajarme con una voluntaria a comprar agua. por la mañana en mi trayecto de la moto a la universidad me había cruzado con varios supermercados, así que nos fuimos a uno de ellos a comprar botellines. No sé cuántos nos trajimos en una primera tongada. Al llegar volaron. Adrià me comentó que había un súper más cerca, justo delante de la UB. Tuve que bajarme con otro voluntario y fue bastante draconiano el asunto. Nos metimos hasta el fonde la tienda y pillamos todo el agua que pudimos. Cuando fuimos a pagar el tipo no sabía cuánto dinero era. Tampoco podíamos pagar con tarjeta, lo que hizo que se volviera todo de un complejo extraño. Al final conseguimos reunir algo de efectivo, pillar el ticket y salir corriendo. Sobró algo de agua, pero los botellines parecían ser de lo más preciado del mundo. Al final del día tuve que hacer un Bizum para devolverle la pasta al voluntario que tan amablemente hizo el pago. Una vez más, sois los mejores ya no solo por el esfuerzo sino por ayudar en momentos puntuales que pueden parecer una tontería pero son importantes.

A partir de este momento el foco estuvo principalmente puesto en la comida. Tras el inicio de las charlas teníamos unos minutos para organizar correctamente el tema de las pastas y el café. Con Adrià decidimos que el 100% de los temas de comida se hicieran fuera y no en la zona de patrocinadores, porque podría haber algunos problemas de saturación de personas en aquella zona. Sin duda quizá el mayor problema que tuvimos (de cara a los asistentes) fueron las colas que se generaron a la hora del café. Quizá deberíamos haber tenido en cuenta más la salida de todo el mundo en masa y haber preparado algunos termos para ir sirviendo en paralelo al hacer café, además de que las mesas estaban justo donde la cola. Sin duda un poco de saturación que no debía pasar a la hora de comer.

Tras el primer parón, yo seguía de un lado al otro con la parte de comunicación: sí, todo lo que se hizo en Twitter lo tuve que hacer yo solo, incluido el seguimiento y retweets del resto de asistentes. La lección a aprender es que hacían falta 3 personas, una para hacer el seguimiento de cada sala, y otra para gestionar los RT y FV además de las cosas generales (fotos del sitio, patrocinadores, etcétera). De todas formas el hecho de que me tocase gestionarlo a mi no lo digo como una crítica porque me encanta la red y su uso… así que allí estaba a tope con ello.

Tras el café llegaba otro momento de calma. Llamé a Adrià para tomar decisiones sobre la hora de comer. Eran las 11:45 y quedaban 2 horas para reorganizar todo. Tras varias especulaciones de cómo podria quedar todo, tomé la decisión que ya pensé haceía unos cuantos meses cuando fuims por primera vez: había que repartir a todo el mundo al rededor de al menos 2-3 alas de la zona. Así que pusimos el lateral de la zona de comida bloqueada por un lado y otro. En un lado se servirían las bebidas (al fondo) obligando a que todo el mundo fuera cuanto más lejos de las salas mejor, en el otro el café, para que cuando se acabase de comer se “obligase” a la gente a volver a esta zona, mucho más tranquila y más cerca de volver a la hora correcta. Creo que la decisión fue correcta y, aunque por lo que supe hubo un poco de cola en la parte de bebidas, todo fue como lo esperado.

Pasaba el tiempo y seguía con la creación de entradas en twitter, paseándome de una sala a otra haciendo fotos, y siguiendo los comentarios en el #WCBCN que no debaba de generar tweets. En ese momento me di cuenta de que estábamos en el segundo puesto de los Trending Topic de Barcelona, y que así estuvimos prácticamente toda la mañana y parte de la tarde.

Tras un momento de calma, seguían llegando asistentes, hasta que a las 13:25 parecía acabarse el mundo. Adrià se acercó diciéndome que “la comida no llegaba”. WTF?! Sin duda el momento de más crisis interna de todo el evento fue este. Intentaba sonsacarle a Adrià exactamente qué pasaba. La conversación fue algo tal que así:

– La comida no llega.

Pulsé el botón del walkie-talkie y simplemente dije: Venid a todos los organizadores que podáis ahora mismo. Yo creo que Joan y Juanka se asustaron bastante en ese momento, aunque también era la idea teniendo en cuenta la gravedad del asunto.

– La comida no llega.
– ¿Cómo que no llega?
– Pues que ha habido un accidente y no llegan.
– Pero… ¿no llega es que no va a llegar nunca?
– Sí, en principio sí, pero no llegan a tiempo. Están en un accidente.
– ¿Pero han tenido ellos el accidente?
– No, están atascados en la Diagonal y no llegan a tiempo. me acaban de decir que justo ahora están a punto de entrar por la Diagonal.
– Vale, eso significa que a las 13:55 están aquí. ¿Cuánto tiempo necesitáis para montar las cosas? ¿Tenéis con 15 minutos?
– Sí.
– Vale, pues tú tranquilo, tenlo todo listo para las 14:15.

Sé que Adrià estaba de los nervios, pero espero que aquello le sirviera, porque se puso manos a la obra. Por nuestro lado estábamos justo comentando el tema de hacer la foto de grupo minutos antes de esta situación, así que a las 14:00, cuando acabasen las charlas, iríamos alargando el tema de la foto lo áximo posible “para que no se notase que algo estaba pasando”. Mientras la comida llegaba nos pusimos a revisar dónde íbamos a hacer la foto de grupo. En mi cabeza tenía un sitio, aunque nos propusieron hacerlo en la escalera de subida a la zona del evento. Tras revisar un par de veces con el fotógrafo seguía sin verlo claro. Mucha gente, poco espacio, muy oscuro. Así que me fui a ver a ramón, nuestro enlace con la UB y con todo el morro le pregunté si podríamos hacer la foto en uno de los patios inferiores. Su respuesta afirmativa fue todo un alivio. Abrieron las puertas para salir al partio inferior y me fui con los fotógrafos a analizar el punto de partida de la foto de grupo.

Cuando tuvimos el lugar, necesitábamos mover a más de 350 personas a un lugar concreto de forma más o menos sincronizada, y sobre todo evitar que los asistentes fueran a la zona de comida o se fueran a la calle a fumar. Hablé con Raúl y Javier y convocamos a todos los voluntarios posibles para “cerrar el paso” a la gente. Los asistentes poco después tendrían que seguir las indicaciones para no escapar de nuestro plan. Mis explicaciones en modo nazi (esto se hace así porque lo digo yo, por favor no me lo discutáis) funcionaron y todo el mund estaba preparado para la salida de los asistentes de ambas salas.

Adrià seguía con sus carreras de un lado al otro y pidió voluntarios, voluntarios que yo ya tenía asignados a un punto y tarea concreta. Al final robé algunos y se fueron a subir la comida y echar una mano para poder ir mucho más rápido. Sin duda en estos momentos los voluntarios han conocido “el Javi jefe en momentos de presión”. Todo controlado.

Salieron los de la sala Magna y fueron a la zona de fotografías. Para hacer el payaso un rato me asomé a la ventana donde ya estaban los fotógrafos haciendo pruebas. Seguro que más de uno pensó que estaba mal de la cabeza (que no es mentira). Al cabo de unos pocos minutos salieron el resto de la sala Paranimf. haciendo de coche escoba fui pidiendo a patrocinadores y demás personas del equipo que fueran bajando. Mientras hacía tiempo y revisaba que nadie se quedase por los servicios u otras zonas hablaba por los walkies. Solo escuchaba a Joan decirme “baja ya, baja ya”. Cuando vi que ya no parecía quedar nadie en todo el recinto bajé comentando internamente algo en plan “ahora no seais cabrones que os conozco y acabaréis aplaudiendo cuando llegue”. Vamos, dicho y hecho… y como lo esperaba entré en plan corriendo triunfal. Los fotógrafos tuvieron que hacer varias fotos y de paso hicieron tiempo. Objetivo cumplido: habíamos conseguido que fueran las 14:15 y estuviera todo en su sitio cuando los asistentes llegasen a la zona de la comida.

Hasta las 15:00 había dedido quedarme de “guardia de seguridad” de la zona de patrocinadores y acreditaciones. Justo en ese momento llegó una persona para acreditarse: había comprado la entrada a las 13:30. Esto hizo que alcanzásemos los 375 tickets; me hubiera gustado alcanzar los 400, pero no ha podido ser. Adrià se cruzó conmigo en alguna ocasión y acabó trayéndome una bandeja con 4 cosas para picar: unas hamburguesas, tortilla y las fabulosas croquetas. Una vez más, gracias Adrià por ese detalle, porque estaba casi convencido de que no iba a probar bocado en todo ese mediodía.

Networking a la hora de la comida.

Al cabo de un rato los voluntarios comenzaron a venirse a la zona de acreditaciones. Yo estaba haciendo los tweets de los micropatrocinadores y del resto de patrocinadores. Tenía que meter como 50 tweets en cosa de 3 horas y no sabía cómo hacerlo para no saturar a la gente. Necesitaba silencio así que tuve que “echar” a algunos que estaban comentando cosas de sus sitios web. Una conversación interesnate en la que entré un par de veces hasta que se fue de madre y tuve que pedir que se fueran a la zona de patrocinadores y así, de paso, vigilasen que el material no volase (que habían portátiles y demás, que dije a los patrocinadores que podían dejar allí sin problema). La responsbailidad de que no hubiera ningún percance.

Cuando empezaron la charlas de nuevo yo seguía con el Twitter mientras el resto del equipo comenzaba a recoger la parte pra de acreditaciones. Había sobrado mucho material (libretas, camisetas) y como Joan y yo aún hemos tenido material de las otras WordCamp anteriores por casa, decidimos poner todo a disposición de los asistentes: montamos dos mesas y pusimos de todo. Incluso, llegué a ver a Godaddy y otros poner material que sabían que no se iban a llevar de vuelta a sus oficinas. Voló todo.

Me puse a hacer el discurso de despedida para Joan. No nos podíamos dejar nada en el tintero. Los sorteos, menciones, recordatorios, fotos, menciones a las siguientes WordCamp (Granada, Zaragoza y Las Palmas de Gran Canaria)… cuando tenía todo listo e iba de camino a llevarle a Joan todo, me crucé con fernando Tellado que me dijo que tenía el premio Open Awards allí. Este premio va a estar dentro de la maleta de las WordCamp para que vaya rotando pero antes había que hacer algo para colarlo en el momento de la despedida. No sé ya ni cómo Joan hizo la gracia de “a mitad de discurso digo que me estás hablando por el pinganillo”… pues ala, eso es lo que pasó. Corregñi parte del guión de despedida para que justo cuando estuviéramos los voluntarios encima del escenario se hiciera esa mensión al premio de los Open Awards a la comunidad.

Se acercaba el momento final. La sala Magna se cerró al acabar su track de sesiones y todo el mundose fue al Doctor WordPress que se hacía conjuntamente en la Paranimf donde también cerraríamos el evento. Vi a algunas personas indignadas y voy a explicar el porqué. Sin duda las WordCamp son un evento que hace la comunidad de forma voluntaria y que se consigue gracias a los patrocinadores, pero si algo tengo claro es que cuando cualquiera de nosotros nos subimos al escenario no lo hacemos como “Fulanito de nosequé empresa” sino que se hace como “Fulanito que es parte de la comunidad”. Allí vamos a título personal, siempre. Ver que los Fernandos tuvieran en su bata el logo de SiteGround no me parece correcto… está bien la idea de llevar una bata con el logo de WordPress detrás, pero no me parece correcto que se asocie la marca de WordPress con cualquier otra marca de esa forma ya que yo mismo he tenido problemas con mi patrocinio de WPdanger en este mismo evento por cosas similares teniendo al final que dejar de ser patrocinador. Pido a toda la comunidad española que en esas normas no escritas se deje claro, o si no hay problema en que cualquiera de nosotros anuncie lo que quiera en su ropa y “vayamos patrocinados como en la Fórmula 1, hasta los calzoncillos”. Se decida lo que se decida me parecerá bien, pero que se tenga claro. Que conste que no es una crítica a SiteGround, pero que todo quede muy claro el porqué unos sí y otros no.

Y llegó el momento de la despedida. Allí estábamos todos en la sala grande, viendo los sorteos, escuchando el discurso de Joan. Suben los voluntarios y organización al escenario y Joan hace la coña del pinganillo. Una vez más, repitiendo lo mismo que en la foto de grupo a mediodía llego corriendo (cómo no) al escenario a subir el premio y comentar qué es. Cierre del evento y salir corriendo al grito de “paso, paso, paso”… tenía que volver a mi puesto de mando.

Por allí pasaron algunas personas a despedirse, entre ellas Ángel con el que estaba conversando mientras seguía cerrando temas de Twitter. Su opinión tiene mucho valor para mi y quería conocer cómo había vivido el evento desde fuera.

Aprovechando que la sala Paranimf se quedaba vacío, Boluda y Francesc me pidieron que grabásemos una cosa que aparecerá en un vídeo en un par de semanas en el Evento de Marketing Online en Madrid. Ya grabamos otra cosa en verano cuando estuvimos en el cámping y es posible que grabemos alguna cosilla más. Ya se verá.

Con el paso de los minutos todo el mundo se iba, los patrocinadores recogían y algunos voluntarios y organizadores también marchaban. La soledad del que se queda hasta el final… allí estábamos 5 personas acabando de recopilar los cables, los rollups, mirando que no nos dejásemos nada. Había que sacar todo de la maleta de las WordCamp para dejarlo todo ordenado, recogido y listo para su próximo viaje a Granada. Es posible que haya que crear una cuenta de Twitter en la que la propia maleta explique sus aventuras por la península. Tras meter los cables, recoger los rollups y todo al almacén. Joan y yo salimos los últimos de la Universitat de Barcelona.

Vuelta en la moto, llegar a casa y sentarme en el sofá. ¡Error! Me puse a responder y a seguir gestionando el twitter desde el mismo móvil. Cuando intenté levantarme las piernas no me respondían. Conseguí buscar ropa, irme a la ducha y refrescarme un poco. Media hora después, no llegaba, estaba en dirección al bar donde habíamos quedado para el after-party. A las 21:50 estaba por allí, el primero. Esperé a que llegase Adrià y al cabo de unos minutos comenzó a llegar gente. repartimos los sobres con los tickets para beber gratis y a saludar a todo el que llegaba. Al cabo de un rato Adrià se puso de deejay, y tras varias conversaciones llegó la medianoche y tocaba recogerse. Sabía que desde que comenzase a despedirme hasta irme pasaría un buen rato. Saludos, abrazos, despedidas de muchos hasta la WordCamp Granada, más abrazos y una última conversación con Javi Díaz, al que espero acoger en Dúrcal. Llegar a casa y dormir.

El después

El domingo me desperté a las 10:00. Decidí irme al sofá, no me gusta ser tan perro, aunque acabé tumbado viendo series. A las 13:15 me volví a la cama, no podía más. A eso de las 15:30 me desperté, de nuevo y me volví a ir al sofá a seguir viendo series. A las 19:00 o así me fui delante del ordenador para comenzar a escribir esta entrada. Estuve hasta las 22:30; se me pasó el tiempo volnado aunque conseguí escribir todo lo del Contributor Day.

Hoy lunes tocaba madrugar para trabajar… hasta ahí bien. El resto de la mañana la he dedicado a seguir escribiendo y a volver a la universidad a recoger nuestro material y la maleta de las WordCamp. No quería que estuviera sola mucho más tiempo.

Y hasta aquí ha sido todo. Seguro que me he dejado muchísimo por explicar, obviamente no he mencionado ni a una décima parte de todo el mundo con el que he interactuado este fin de semana, y básicamente quiero agradecer a Joan el que hayamos podido montar de nuevo una WordCamp conjuntamente, y obviamente al resto del equipo de organización con el que he tenido mis más y mis menos pero a los que sabéis que aprecio muchísimo. Obviamente, agradecer a los voluntarios, a los que algunos ya nos conocíamos y otros no. Espero que os llevéis, en el global, una buena impresión de mi.

No estáis todos los voluntarios, pero por lo que representáis: GRACIAS.

En la WordCamp Madrid hubo una mesa redonda en la que Rafa comentó algo que muchas veces me ha hecho reflexionar. Estábamos hablando de si en España habían muchas WordCamp o no hacía falta tanto, y dijo algo como: En España tendría que haber dos WordCamp al año, la de Barcelona y otra. Sin duda algo que me emociona por haber formado parte de la comunidad propia de Barcelona desde hace casi 5 años cuando Joan y yo la retomamos. Y en esta ocasión creo, por lo poco que he leído y que la gente nos ha comentado que hemos vuelto a superar las expectativas.

Subiendo el listón, una vez más

La próxima WordCamp es la de Granada y allí estaré. A partir de enero ya no está tan claro. Mi participación en la comunidad global va a reducirse casi seguro. En la de Barcelona y Santa Coloma de Gramenet quiero que se incremente. Tengo en mente muchas cosas que me gustaría hacer a nivel Catalunya, pero eso va a depender del resto de comunidades. Por ahora, frenar unos días, reflexionar y seguir.

Si queréis recordar, os invito a darle una ojeada a las fotos que hay en Twitter… el resto estará en 2018.barcelona.wordcamp.org.

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7 comentarios en “#WCBCN: Organizador de lo que no se ve”

  1. Después de leer todo el post (y haberme reído mucho cuando has mencionado el momento en que tuviste que deshacerte de nosotros mientras debías encargarte del Twitter y las conversas sobre privacidad la tarde del viernes) solo puedo darte las gracias a ti y al resto de los organizadores por haberos encargado de todo lo que no se ve y haber logrado semejante éxito. Un honor haber podido aportar mi granito de arena.

  2. Solo por la duda Javi, igual que los Fernandos llevábamos logo de SG, el de Sucuri llevaba camiseta de Sucuri, etc., y así todo el que quiere. Eso ya se ha comentado y no está prohibido ni debe, ya se comentó. No sé lo que te pasaría con WPDanger, dicho sea de paso. Solo cuando somos organizadores debemos evitar mostrar algo que no sea que somos, eso, organizadores, sobre ponentes siempre cada cual lleva camisetas, camisas, logos de lo que le parece, de su empresa (que suele ser quien les paga el ir gratis), etc.

  3. Sé Fernando que no está prohibido, y sé que otros lo han hecho, por eso he puesto que no es exclusivo vuestro, pero es el único momento en el que estuve en una charla y fue el que vi. Repasando las fotos he visto a otra gente (hace tan solo unos minutos en el álbum último que ha salido).

    A mi me han hecho propuestas de patrocinarme “personalmente” y obviamente me he negado en todas las WordCamp de este año, sobre todo en las que he hablado de seguridad o hosting, pero me he negado. Ni siquiera en mis presentaciones últimas hago mención a mis proyectos personales.

    Obviamente lo que planteo es que se debería revisar, porque sino parece que se están comprando las charlas y ponencias y acabará siendo un piloto de Fórmula 1 dando una rueda de prensa. Y si es que sí, tranquilo, que me encargaré de “cobrarme 500 euros” por ir patrocinado (léase con ironía).

    Lo dicho, simplemente abro el melón, ya no solo porque haya pasado en Barcelona, que en este caso la diferencia es que se habían hecho esas batas expresamente con todos los logos. Puedo entender que vayáis con la camiseta de SiteGround, de Sucuri o de lo que sea, pero si ya además se hace algo expresamente como “una bata” pues ya es un poco cantada.

    Lo dicho, las reglas que hay son las que hay, simplemente comento que teniendo en cuenta la cantidad de eventos que se gestionan en España quizá deberíamos plantear una revisión “antes de que nos hagamos daño” por cualquier cosa o que la gente se piense lo que no es.

    Y que conste que desde el punto de vista comercial, me parece un acierto que las empresas compren a la gente de la comunidad para hacerles publicidad, pero de ahí a mezclar la línea entre patrocinio y persona de la comunidad (y no meto a voluntarios / organización, que deben ir con su indumentaria reglamental o, como va Boluda siempre, con su misma ropa).

  4. Que yo sepa las empresas no “compran” a nadie, y cada cual va con la camiseta que le da la gana o de su empresa, sponsor, amigos, lo que sea.

    Y el debate ya se abrió, y se cerró, hay muchas empresas que apuestan por WordPress y ayudan a diversas personas a asistir a las WordCamps, y personas de empresas que hacen ponencias en WordCamps y llevan la camiseta de su empresa, no es algo exclusivo de este sector, es así en todos los eventos.

    Lo mismo en las diapositivas, donde cada cual dice quién es, dónde trabaja, qué hace, su empresa, etc, igual que tú cuando hablas de WPDanger, de La Virgen Santa, etc en tus ponencias, charlas de comunidad, etc ¿es malo?, que va, es normal.

    Vamos, que no pasa nada si vas a una WordCamp con una camiseta de tu empresa, tu blog, o de tu plugin favorito, es así de normal.

    Ya de paso, que se me olvidó en el comentario de antes. Gracias por tu aportación a WC Barcelona, por lo que cuentas si faltas tú …

  5. Hola Javi, vaya peasso de post, luego dicen que los míos son muy largos XD.
    Me gustaría aprovechar tu post para felicitar a todo el equipo organizador por el buen trabajo realizado y por todo el esfuerzo que sé que os ha supuesto. Pude ver a todo el equipo al 1000% toda la jornada y mientras tú corrías hacia un lado y otro, Quilez no paraba de gestionar cosas con los voluntarios, JuanKa y Joan B. presentaron como auténticos profesionales de la comunicación, Adriá y Antonio sin parar, Jordi, Raul y Ruth super liados todo el rato. Quiero mencionar en particular a Artés, seguro, sereno y preciso en cada una de sus intervenciones. Un líder con carisma.
    Me dio pena no poder dar un abrazo a David Aguilera, que seguramente se ha comido lo peor (la preorganización) y no ha disfrutado del éxito y el cariño del público como seguro que se merecía.
    Y los voluntarios de 10. Atentos, trabajadores y cariñosos a más no poder, desbordando ilusión.
    UN VERDADERO EQUIPO.
    Gracias y felicidades a todos/as.

  6. Me ha gustado mucho leer el artículo. Entretenido y sincero.

    Muchas gracias por todo el esfuerzo que habéis realizado. Y lo dice uno que no ha podido ir.

    Un abrazo a todo el equipo.

  7. Me ha gustado el artículo. Es interesante ver el punto de vista de los que se comen el marrón de estar “tras el telón”. Te da una idea clara de los contratiempos que aparecen, el tiempo dedicado y el esfuerzo que hay detrás de cada evento.
    Muchísimas gracias por vuestro trabajo, Javi. Tanto el del equipo de organización como el de los voluntarios. Ha sido una gran jornada de WP :)

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