Organizar una Meetup de WordPress en España

Este fin de semana se ha celebrado la WordCamp Bilbao y aunque reconozco que mis expectativas no eran muy altas, me he quedado muy contento de cómo ha funcionado y muy probablemente volveré a la próxima que se haga.

En el Contributor Day he estado en la mesa de Comunidad. He decidido quedarme en esta ya que quería estar al día de varios temas que llevan candentes en los últimos meses, además de por ser uno de los responsables de la WordCamp Barcelona. Como sabéis he sido bastante crítico con el nivel “bajo” que ha habido últimamente en las WordCamp y quería saber cara a cara qué opinaban algunos pesos pesados de los asistentes y de la Comunidad en sí misma. Pero este tema lo voy a dejar aparcado hasta que pase la Wordcamp Irun que es lo que internamente me prometí.

Uno de los temas que han salido es el de la organización de las Meetup en España. Aunque oficialmente hay unas 45 (no sé la cifra exacta ahora) en WPCalendario tengo detectadas unas 55, por lo que surgen algunos temas importantes a la hora de organizar y crear Meetup de WordPress. En estas próximas líneas, y con licencia CC0, dejo mis ideas y sugerencias de conclusiones que saco como co-organizador de 2 Meetup (WPBarcelona y WPGramenet).


Creo que en mi zona hace falta una Comunidad WordPress

Lo primero que hay que plantearse es si realmente es una necesidad o no lo de la comunidad local. ¿Existen comunidades cercanas? ¿Crees que hay gente interesada? Si existen comunidades cercanas habla con ellos, ve a ellas, mira y aprende y a partir de ahí decide si crees que vas a poder conseguir crear tu comunidad local. Hay que tener presente que no ha de ser una comunidad WordPress genérica, sino que puede ser una comunidad específica de algún producto o temática, como las hay de WooCommerce, o solo de tecnología / desarrollo).

Vale, he decidido que sí

Pues si has decidido que quieres crear tu comunidad WordPress local, entra en el Slack de la comunidad española (puedes usar tu usuario de WordPress.org con la cuenta de correo nombredeusuario@chat.wordpress.org) que tienes un canal sobre las #meetup. Allí dentro puedes preguntar y consultar con otras personas que están en la organización y asisten a las Meetup. Pregunta e intenta que alguien te ayude y te haga de mentor (y si no lo encuentras, pregúntame a mi directamente que yo te ayudaré o encontraré a alguien que lo haga).

¿Qué necesito para comenzar?

Ganas… y unas cuantas cosas más. Para empezar lo más recomendable es que no estés tú solo en la lucha por la creación de la comunidad. Búscate a otra persona que te acompañe en el camino. ¡Somos una comunidad, así que al menos que dos tiren del carro!

Una vez tengas al equipo organizador, plantéate qué tipo de Meetup vas a querer: eventos en modo charla/ponencia, quedar con unos cuantos en el bar y charlar de los temas de actualidad y resolver dudas… no hay problema. Una Meetup puede ser tan formal e informal como quieras, por lo que puedes hacerlas en un Palacio de Congresos o en un bar cerca de tu casa. Incluso hay algunas Meetup que hacen un modelo mixto: cada 2 semanas quedan en el bar, y dos semanas después se reúnen de forma más “seria”.

Si has decidido hacer el modelo más formal, con ponencias, charlas y demás, has de plantearte los siguientes temas: lugar, temáticas y ponentes. Personalmente para mi el principal es el lugar; el resto ya saldrá solo.

El lugar

Si vas a hacer los eventos en un bar, piensa en cuánta gente puede caber, y habla con el dueño para que sepa qué vas a quedar con un grupo de gente. Si vas a hacer el evento con un modelo más formal busca un lugar donde quepan al menos 25 personas (mínimo). Para ello lo ideal es buscar lugares públicos, tipo bibliotecas. En general en las bibliotecas o algunas salas de los ayuntamientos, hay proyectos y sillas como para poder dar una charla y que quede bien. Cuando vayas a explicarles que eres parte de la comunidad WordPress, les puedes explicar que es WordPress en sí, pero sobre todo haz hincapié en que es una comunidad de código abierto, libre, que aboga por democratizar los contenidos en Internet y que el planteamiento es que sea inclusiva con un foco en enseñar a las personas a trabajar con el conocimiento y su privacidad. Además, cuando te pregunten quién será el responsable de las charlas, puedes decir que no existe una asociación como tal en España, pero que si necesitan un representante legal tienes a tu disposición la Fundación WordPress. Si aún así siguen poniendo pegas, entra en el canal del Slack de #meetups y coméntalo. Y si quieres ir un poco más arriba, puedes contactar con la Fundación y explicarles la situación.

Otro detalle importante del lugar es que es muy recomendable que haya WiFi, además de una pantalla o proyector. En caso de ser posible, ten disponible siempre cable o un portátil para que el ponente pueda emitir sin problema en caso de que su portátil no consiga funcionar.

Ponencias y Ponentes

En caso de querer quedar en plan informal, no habrá ni ponencias ni ponentes, simplemente una reunión de colegas en las que os ayudaréis unos a otros. Unas veces unos aportarán más que otros, seguramente depende de los temas que vayan surgiendo. Habrá diseñadores, desarrolladores, gente de negocio, marketing o contenidos, por lo que cada uno podrá aportar según sus conocimientos.

Pero si el planteamiento es más forma, con sus presentaciones, lo más recomendable es comenzar con al menos 2-3 temas y con 2-3 ponentes. Habitualmente os tocará a los organizadores hacer las 2-3 primeras charlas. Normalmente la primera suele ser de presentación de la Comunidad, explicando que simplemente por el hecho de asistir ya son parte de ella, hablando de WordPress.org, de los foros, del Slack, de las Meetup, de las WordCamp, etcétera. Además puedes enseñar un WordPress y explicar a los asistentes que con herramientas como poopy.life o pilvia.com pueden crear WordPress para hacer pruebas rápidas.

Si necesitas temas o ideas, lo más recomendable es darle una ojeada a las Meetup que se hacen en el resto de España o del Mundo. Seguro que los otros te darán ideas sin parar, además de tendencias en algunos temas (por ejemplo, en 2018 los temas más candentes fueron Gutenberg y el RGPD).

Las fechas

Aunque no hay un calendario perfecto, mi recomendación es la de que hagas eventos una vez al mes para comenzar, intentando además que tenga alguna lócica en cuanto a día de la semana (por ejemplo: todos los primeros martes del mes, o todos los últimos sábados de cada mes). las meetup de WordPress suelen hacerse durante la semana sobre las 1900-2100, aunque puedes encontrar muchas variaciones. Seguramente dependa mucho de lo que el lugar deje o no hacer. Muchas meetup, tras las charlas, quedan para tomar algún refrigerio y charlar de la vida en general, mucho más personal y para crear amigos y comunidad.

Meetup.com

Cuando tengas ya planteada una primera Meetup, date de alta en meetup.com y crea tu comunidad. Meetup es un proyecto de pago, por lo que tienes dos opciones: crear la Comunidad y pagar 1-2 meses la cuota, y estar seguro de que la cosa funciona, o directamente solicitar a la Fundación que te de de alta la comunidad. En cualquier caso el objetivo es que el usuario [wordpress] de Meetup se haga cargo como organizador de la Meetup, siendo tú y tus colegas los co-organizadores. No te preocupes, tendrás control absoluto de todo lo que se puede utilizar en la plataforma.

Una recomnedación es que una vez crees la comunidad, antes de promocionarla, le cambies el nombre a la URL y le pongas algo más molón, como puede ser WPDondeSea. Así tu web será [meetup.com/WPDondeSea].

Logo, web, Twitter…

Ahora que ya tienes creada la comunidad en Meetup, puedes plantearte montar un WordPress en un sitio del estilo a [www.wpdondesea.com]. El alojamiento y dominio corren de tu parte, pero si realmente te interesa y no te lo puedes permitir, hay personas en la comunidad que estarán dispuestos a ayudarte. Una vez más, si tienes alguna duda, contáctame e intentaré ayudarte con este asunto. De la misma manera es muy recomendable disponer de una cuenta en Twitter para comunicar. Lo más recomendable es disponer de una cuenta estilo [@WPDondeSea] y usar el hashtag [#WPDondeSea]. Cuando lo tengas todo, dímelo que lo añadiré a WPCalendario y así se irá promocionando entre aquellos que lo siguen tanto en la web como en Twitter. Muchos de los podcast que hay en España utilizan esta web cada semana para anunciar las Meetup que hay por todo el país, así que es una forma sencilla de conseguir promoción y de que asistentes que tal vez no epan de tu comunidad, la descubran.

Ahora que ya lo tengo todo, ¿qué más he de hacer?

Pues el objetivo es poco y mucho a la vez: por un lado consigue que te promocionen (coméntalo a tu radio local, a medios locales, periódicos y similares) sobre todo al principio, dilo por la comunidad, en Slack y otros lugares para que gente de sitios que tal vez no querían organizar el evento pero sí asistir, lo hagan… y por otro lado piensa en temas, preparar presentaciones, busca posibles ponentes de otras meetup cercanas que puedan estar dispuestos a viaja, como es mi caso en el que más d euna vez me he desplazado 100 kilómetros a la redonda para ir a dar alguna charla de un tema que me motiva y que me cuadraba por fechas.

¿Cómo sé que esto que me explicas es la forma de hacerlo?

Esta es una de tantas formas de hacerlo… cada comunidad es distinta, ya que tiene su propio sistema. Normalmente las diferencias entre las ciudades más grandes (Madrid, Barcelona…) y las del resto son significativas. Como decía al principio yo ahora mismo estoy gestionando la de Barcelona y la de Santa Coloma de Gramenet, una tiene 3.000 apuntados en Meetup y la otra tiene 30. Las expectativas son distintas, pero al final el trabajo y esfuerzo suele ser el mismo. Lo importante es que tú te sientas bien con cómo lo haces, y si no es así, mejorar la siguiente ocasión. Y para que veais formas distintas de cómo se organizan eventos WordPress, tenéis a vuestra disposición una charla de Pablo Moratinos: Cómo conseguir 25 asistentes a tu primera WordPress Meetup (y mantenerlos).



Y hasta aquí es una primera idea de cómo hacer paso a paso. Como digo, es un primer paso, es mi propia idea… Pero seguro que te sirve.

Categorías WordPress

1 comentario en “Organizar una Meetup de WordPress en España

  1. ¡Anda! qué sorpresa me he llevado en el último párrafo, gracias por la mención Javi 🙂
    Muy de acuerdo con todo lo que has dicho. Solo un comentario respecto a los horarios que , como bien dices dependen de muchos factores.
    En Irun nos funciona muy bien alternar horarios de mañana y tarde. Hay meetups que se celebran a las 18:30h y otras a las 10:30h. Esto da facilidades a madres y padres de familia que tiene extraescolares y otro tipo de compromisos por la tarde. Muchas veces son personas emprendedoras, autónomos, freelance, etc que pueden decidir unilateralmente dedicar un rato de una mañana a “su formación”.
    Es habitual que incluso a las reuniones de mañana venga incluso más gente.
    Pero claro, como decía al principio esto depende de muchas cosas.

Deja un comentario