La primera reunión presencial

A la vuelta de la WordCamp Granada estaba previsto que hiciéramos la primera reunión de equipo. Previamente habíamos tenido una reunión con los papeles (la pantalla) delante en grupo para comentar las ideas, pero esta vez era ya la verdad. teníamos la WordCamp aprobada, así que tocaba ponerse manos a la obra.

Un par de semanas antes ya habíamos puesto la fecha, aunque la tuvimos que acabar moviendo, así que el día estaba establecido. Sería el lunes 16 de diciembre de 5 a 7.

La agenda del día era clara, simple y compleja a la vez, y, al menos, me quería ir con el primer punto cerrado lo máximo posible:

  1. ¿Quién se encarga de qué?
  2. Primeros pasos
  3. Diseño de la Web
  4. Llamada a Anunciantes
  5. Comunicación

Todo el equipo estaba allí: José, Nahuai, Celi, María, Núria, Javi, Quique, Antonio y Francesc. A mediodía me había llamado Jordi que por un tema de salud no podía acercarse, pero en esos 5 minutos de llamada le comenté lo que quería que él hiciese, que es levar la parte de patrocinadores.

Primero hubo una ronda de presentaciones ya que, aunque en general yo conozco a todo el mundo de la organización (rodéate de gente de confianza) todos no se conocían entre ellos. Una buena forma de romper el hielo es hablar de lo que nos une, que es WordPress, así que a parte de explicar quién somos, pedí que explicasen un poco su relación con WordPress. Algunos más, otros menos.

Y lo segundo fue ir al grano: ¿quién se encarga de qué? He de decir que algunos de los temas ya los había hablado con algunos de ellos y les pedí especialmente que se hicieran cargo de los temas. Es importante dejar en manos de mucha confianza las pilares más importantes, como es lo que hace referencia al dinero (patrocinadores), lo que se va a explicar (comunicación) y, sobre todo, el programa (las charlas y los contenidos). Y sin duda tenía en mente a personas con las que ya había hablado previamente de ello.

Aunque ir al grano fue un error ya que di por supuesto algo, y eso es un error. La mayoría de los presentes habíamos estado en muchas Meetup, habíamos participado en WordCamp, algunos como asistentes, otros como voluntarios, otros habían colaborado en alguna WordCamp Barcelona previa y también hecho ponencias. pero no caí en que ninguno había participado directamente en la organización de ninguna WordCamp.

Así que tras un primer intento fallido de repartir equipos, nos pusimos a hablar de qué era cada uno de los equipos, en qué consistía gestionarlos, si hacía falta más o menos gente, si era de los equipos más o menos difíciles…

Tras algunas idas y venidas, después de una hora hablando sobre ello, la organización inicial queda como esta:

EquipoLíder
AlimentaciónNahuai
PresupuestoJavier
Contenido editorialCeli
DiseñoJavi | Quique
JuniorCampJavier
Multimedia A/VFrancesc
PatrocinadoresJordi
Programa | PonentesJosé
Redes SocialesMaría
Sala MediaFrancesc
SWAGAntonio
VenueJavier
VoluntariosNúria

Aún hay mucho por trabajar, sobre todo en el equipo de la JuniorCamp, aunque intuyo que esto dará para muchas otras entradas.

Como nos habíamos puesto una hora clara de salida (no quería estar más de 2 horas de reunión, que la gente tiene vida) y viendo que se acercaba el momento de irnos, intenté tomar un poco la temperatura de los otros 4 puntos restantes.

El primero era simple y tendría poca discusión: ¿en qué idiomas hacemos la web? WordPress no es multi idioma, pero Barcelona sí, y sobre la mesa estaban los 3 idiomas de la ciudad: català, english y español. La discusión estaba más en si hacer algo en inglés o no, pero, una vez más y como en años anteriores, quedó aparcado, así que la web será en català y español.

Lo segundo ya lo había medio hablado previamente con bastante gente, ya que es un punto crítico: los patrocinios. Al final la decisión ha sido simplificar todo mucho, habrá dos niveles de patrocinios que tendrán «lo mismo» con una diferencia que va implícita en el nombre. Tendremos un nivel presencial y un nivel virtual. La diferencia será que el presencial tendrá una mesa para que pueda ir parte del equipo de la empresa y poner allí publicidad y atender a los asistentes, y el virtual no tendrá esta opción. En muchas ocasiones hay empresas que quieren patrocinar pero no tienen equipo para asistir al evento por la razón que sea, así que ahí quedarán las opciones.

El último tema que se trató muy por encima fue el del diseño de la web. Aunque el TwentyTwenty está muy bien, un poco de personalidad y vida nunca viene mal, así que nos planteamos ver cómo personalizar el sitio.

Y al final, la foto de recuerdo de esa primera reunión.

La primera reunión presencial
Casi todo el equipo organizador de la WordCamp Barcelona 2020

Sin duda dos horas que sirvieron para conocer mejor a la gente que está dispuesta a donar parte de ese preciado tiempo que en general siempre nos falta y con la que espero compartir los próximos 10 meses para crear un evento del que salgamos todos muy satisfechos y contento, porque al fin y al cabo, el objetivo es claro: hay que hacer un evento al que nos gustaría asistir y disfrutar.

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