La comunicación interna

Cuando comencé a plantear la WordCamp ya tenía una serie de metodologías por las que nos comunicamos… que básicamente era el Slack de la comunidad WordPress internacional. Y es que allí en general estamos todos.

Pero ese Slack en concreto tiene un pequeño problemilla, y es que no puedes crear canales como te da la gana, así que montar un grupo es bastante complejo. Para unos pocos está bien, pero aquello se desmadra rápidamente. Así que el siguiente método, y el más obvio, es comenzar un cruce de correos (un mail-chat) en el que, también, a medio plazo se descontrola fácilmente.

Así que llega un momento en el que hay que tomar decisiones. Polémicas.

Tras algunas idas y venidas la decisión de herramientas ha sido fácil, pero a la vez hay que conseguir que todo el mundo esté alineado.

La primera de ellas es un clásico en todas las WordCamp previas: Google Drive. Es la herramienta, además, que usa la Comunidad, por lo que todos los documentos han de estar ahí para el fácil acceso de todo el mundo. Además, como otras comunidades comparten contenidos, si te organizas bien, se puede ir añadiendo a una gran carpeta, materiales de otros. En resumen: el sistema de almacenamiento de datos y documentos.

Otra herramienta que poco a poco se convierte en un clásico (al menos en Barcelona) es Trello. De todos los sistemas de tarjetas es, para mi, el más sencillo y funcional a la vez para muchas personas. Básicamente son varias columnas en las que tenemos Ideas, Pendiente, Haciendo y Hecho, y donde colocamos tareas en las que es bastante importante jugar con 3 valores: las personas, la fecha de vencimiento y la tabla de etiquetas (colores) de las tareas. Además se puede sincronizar con Google Drive para integrar os documentos.

A nivel de comunicación rápida, reuniones virtuales y demás, lo mejor es usar Slack, aunque no el Slack internacional sino crear un canal específico para la WordCamp en cuestión y cuando se acaba la WordCamp eliminarlo. Al final es un sistema de mensajería rápida que puedes configurar para tener sólo en horario laboral y que no te machaque el móvil.

Para hacer reuniones virtuales pero de video llamada depende mucho de quién esté. Personalmente las que hemos hecho internas en el equipo han sido por Skype, aunque también hemos hecho alguna por Hangouts. Aquí queda más en la organización de todos. Lo bueno de Hangouts es que se puede hacer una llamada sin necesidad de tener cuenta de Google, lo que facilita que cualquiera se apunte con un par de clics. Es muy probable que a partir de ahora hagamos todo por Hangouts, no lo voy a negar.

Y, aunque todavía no estamos en esa fase, sé que llegará el (los) grupo de WhatsApp. No es que me motive mucho, pero al final cuando se acerca la fecha del evento sin duda es un sistema necesario de comunicación, teniendo dos grupos, uno de la organización exclusivamente, y otro en el que estén los voluntarios y los que estén el día del evento controlando un poco todo.

Y ahora que todo el mundo está en los mismos sitios… toma preparar la próxima reunión.

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